Una de las ventajas más importantes a mediano y largo plazo es el aumento en el prestigio que adquiere la universidad, gracias a la imagen de seguridad y certeza jurídica que proyecta
Plataformas como Cibërsity “Expedientes Electrónicos” ha sido concebida con la idea de que toda la gestión que se realiza en las universidades se lleve a cabo a través de procedimientos electrónicos en los que no resulta necesaria la utilización de documentos en papel, garantizando la seguridad y validez jurídica de sus procedimientos.
No sólo elimina la utilización de documentación en papel para conseguir los efectos probatorios de la documentación aportada o generada por alumnos, profesores, personal administrativo y gestores de las instituciones universitarias, sino que lo realiza utilizando las técnicas criptográficas más avanzadas en materia de seguridad de la información, la firma electrónica.
La Universidad Metropolitana de Educación, Ciencia y Tecnología (UMECIT) de Panamá, ha sido la pionera en la región, utilizando esta herramienta de gran apoyo, especialmente en este momento de pandemia.
“La utilización de Cibërsity en UMECIT surge de una alianza que hoy en día nos permite brindar una educación de alto nivel que ha contribuido a mantenernos activos sin ningún tipo de carencias para nuestros estudiantes” señala Santiago Nieto, Director de Proyectos de la institución y CEO de Cibërsity.
Los documentos incorporados o generados por Cibërsity son firmados electrónicamente con formato PAdEs (PDF Avanzado), por lo que pueden ser usados o archivados por décadas, de manera que, en cualquier momento en el futuro, a pesar de los avances tecnológicos, será posible validar un documento.
Cibërsity abarca todas las áreas de gestión, la vida académica y financiera de la universidad, por lo que la institución no necesita alimentar datos o mantener aplicaciones de software como hojas de Excel, gestores de archivos, aplicaciones de digitalización, documentos y plantillas de Word, complejos o costosos procesos para elaboración de diplomas, acreditaciones, certificados de notas o solicitudes diversas.
Todo ello se gestiona de manera uniforme con Cibërsity sin necesidad de software de terceros, aplicaciones externas o módulos añadidos que requieren licencias, costos de mantenimiento con cada proveedor, dificultades de integración y horas de trabajo administrativo que no aportan valor a la universidad.
Por ejemplo, con esta aplicación se elimina cualquier duda que pueda existir acerca de la validez de un dato de asistencia de alumnos, de impartición de las clases por parte de un profesor, de las calificaciones de los alumnos en todas las evaluaciones, de la presentación de trabajos por parte de los alumnos, de las fechas exactas en las que fueron realizadas todas y cada una de las tareas con información de quién las realizó.
“Todo esto es debido a la utilización de la firma electrónica en cada uno de los procesos y acciones que se ejecutan, por lo que un ‘hacker’ no podrá en ningún caso alterar el contenido de los registros electrónicos del sistema y pasar inadvertido” asegura Santiago Nieto
Para el alumno, Cibërsity es su registro electrónico académico en línea de todo lo que ha cursado en la universidad, organizado por carreras, postgrados, diplomados o cursos. Su expediente académico y económico se encuentra disponible desde el momento mismo en que efectúa la solicitud de matrícula, obteniendo acceso a toda la documentación presentada, las clases recibidas, las notas obtenidas y los pagos realizados.
Para los docentes es la plataforma mediante la cual interactúan con la universidad para ejecutar el proceso de contratación electrónica, dar cumplimiento al procedimiento académico establecido, determinación de notas y el registro de asistencia con firma electrónica, entre otros. Y para el personal administrativo, es el medio donde se ejecutan todos los procesos operativos de la institución.
Sin duda, la tecnología llegó para quedarse y para hacer más eficientes todos los procesos universitarios, en este caso sin necesidad de que sea de manera presencial.
Fuentes: La Voz de la Diáspora y El Metropolitano Digital